Die Buchhaltung ist für Selbständige und Existenzgründer oft ein leidiges Thema, das sehr viel Zeit in Anspruch nimmt.
Natürlich ist es günstiger, die Buchhaltung selber zu machen. Die Kosten für einen Steuerberater würde sich jeder Selbständige gerne sparen. Aber spätestens wenn das Geschäft richtig angelaufen ist, stellen die meisten Existenzgründer fest, dass es doch günstiger gewesen wäre, gleich von Anfang an die Buchführung einem Steuerberater zu übertragen. Denn…
Die Buchhaltung ist der einzige Ort in Eurem Unternehmen, an dem nichts schiefgehen darf!
Im schlimmsten Fall ist Eure Buchhaltung nicht mehr up-to-date, Euch fehlen Belege oder Ihr verliert den Überblick und Eure Buchhaltung liefert Euch keine validen Zahlen mehr. Dann könnt Ihr darauf warten, dass das Finanzamt vor der Tür steht und dem Spuk ein Ende bereitet.
Das darf niemals passieren!
Wie Ihr das Thema Buchhaltung weitestgehend vom Tisch bekommt und am Ende sogar finanziell günstiger dabei wegkommt, als wenn Ihr die Buchhaltung selber gemacht hättet, möchte ich Euch im heutigen Artikel zeigen.
Vorab möchte ich noch anmerken, dass ich nicht vom Verband der Steuerberater für diesen Artikel bezahlt werde, sondern dass es sich um meine persönliche Meinung handelt. 
Ich habe zu Beginn meiner Selbständigkeit die Buchhaltung auch komplett selbst erledigt.
Anfangs war das auch völlig unproblematisch. Als das Geschäft dann richtig Fahrt aufgenommen hat, bin ich mit dem Buchen einfach nicht mehr hinterhergekommen. Belege stapelten sich, die Buchhaltung war nicht mehr à jour. Es war ein riesiger Aufwand das alles wieder aufzuarbeiten.
Heute weiß ich, dass meine Buchhaltung immer aktuell ist, alles von Fachleuten korrekt verbucht wird, und die Buchhaltung auch einer Prüfung durch das Finanzamt standhält. Ich habe immer aktuelle Zahlen und Auswertungen, die es mir ermöglichen, das Geschäft richtig zu steuern.
Warum es für 99% der Selbständigen besser ist, die Buchhaltung nicht selber zu machen
Diese These werfe ich einfach mal in den Raum. Aber natürlich möchte ich dies nicht unbegründet tun, sondern Euch die wichtigsten Vorteile nennen, die Ihr habt, wenn Ihr die Buchhaltung auslagert.
Konzentriert Euch auf das, was Ihr wirklich könnt. Und das ist Euer Geschäft.
In der Zeit, in der Ihr jetzt noch Eure Buchhaltung erledigt, könntet Ihr auch neue Kunden werben, an Euren Produkten feilen, usw…
Sofern Ihr nicht selber Buchhalter oder Steuerberater seid, wird die Buchhaltung Euch eine Menge Zeit und Nerven kosten, die Ihr besser dafür verwendet Euer Geschäft voranzubringen.
Dann habt Ihr die Kosten für das Auslagern der Buchhaltung auch ganz schnell wieder drin!
Fehlende Kenntnisse in Sachen Buchhaltung
Selbst wenn Ihr mit den Grundlagen der Buchhaltung sehr gut vertraut seid, werdet Ihr feststellen, dass es Geschäftsvorfälle gibt, die nicht so einfach zu verbuchen sind. Ihr werdet Stunden damit verbringen, im Internet zu recherchieren.
Am Ende habt Ihr 4 verschiedene Lösungen für dasselbe Problem und wisst immer noch nicht, wie Ihr Euren Beleg korrekt verbucht.
Das geht wohl jedem so, der nicht selber Buchhalter oder Steuerberater ist. Die Steuergesetze sind zumindest in Deutschland so komplex und von stetigem Wandel, dass es für Euch/mich als Normalbürger schlichtweg nicht möglich ist, jede Facette des Steuerrechts zu durchschauen.
Überlasst das lieber den Fachleuten!
Unwissenheit schützt leider vor Strafe nicht. Ihr seid als Geschäftsführer dafür verantwortlich, dass Eure Buchhaltung gemäß den Bestimmungen angefertigt wird.
Fristen verpassen wird sehr teuer
Besonders ärgerlich wird es, wenn Ihr Fristen zur Abgabe und Übermittlung Eurer Daten an das Finanzamt verpasst. Dann werdet Ihr in der Regel geschätzt – und das nicht zu Euren Gunsten.
Mir sind Fälle von ( anderen ) Selbständigen bekannt, die Fristen versäumt haben, geschätzt wurden und dann innerhalb kürzester Zeit zigtausend Euro an das Finanzamt überweisen mussten…wohl dem, der dann liquide ist.
Wenn Ihr Eure Buchhaltung an einen Steuerberater übergebt, dann wird Euch dieser an die Fristen zur Abgabe erinnern.
Das ist sein Job, dafür bezahlt Ihr ihn. Im Zweifelsfall ist Euer Steuerberater sogar dafür haftbar, wenn durch sein Verschulden (z.B. Versäumen von Fristen) Kosten für Euch entstehen.
Spätestens wenn Ihr Mitarbeiter beschäftigt, werdet Ihr ohnehin einen Steuerberater aufsuchen
Solange Ihr alleine seid und keine Mitarbeiter beschäftigt, bleibt Euch der ganze Bereich der Lohnbuchhaltung erspart.
Die Lohnbuchhaltung dürft Ihr keinenfalls unterschätzen: Das macht richtig viel Aufwand!
Wenn Ihr Euch dabei erwischt, Meldungen an 37 verschiedene Krankenkassen, an die Minijobzentrale, an das Finanzamt und an die Berufsgenossenschaft zu schicken, dann solltet Ihr schleunigst einen Steuerberater aufsuchen und die komplette Lohnbuchhaltung abgeben.
Ich habe die Lohnbuchhaltung in meiner Firma anfangs auch selbst übernommen. Als wir jedoch gewachsen sind und auch einige Mitarbeiter eingestellt haben, wurde das Thema Lohnbuchhaltung zu einer Dauerbeschäftigung.
Ich bin wirklich froh, dass ich dieses Thema nun komplett los bin. Das ist wirklich jeden Cent wert.
Heute muss ich nur noch an den Steuerberater melden, wenn sich am Gehalt eines Mitarbeiters Änderungen ergeben, wir jemanden einstellen oder jemand kündigt.
Die Lohnunterlagen, also z.B. auch die Lohnzettel für die Mitarbeiter bekomme ich immer pünktlich von unserem Steuerberater zugesendet, so dass ich sie nur noch an unsere Mitarbeiter verteilen muss.
Wie Ihr Eurem Steuerberater die Arbeit erleichtert
Werft Eure Buchungsbelege nicht einfach in eine große Kiste und stellt diese bei Eurem Steuerberater vor die Tür.
Euer Steuerberater wird sich seinen Mehraufwand schon bei der nächsten Rechnung wiederholen. Denn auch er hat sicher keine Lust umsonst zu arbeiten.
Daher ist es gut investierte Zeit, sich folgende Ordner anzulegen und die Buchungsbelege chronologisch abzuheften:
- Eingangsrechungen
- Kassenbelege
- Ausgangsrechnungen
- Bankbelege / Kontoauszüge
Häufig erschließen sich einem Fremden aus den Belegtexten nicht die Geschäftsvorgänge, die dahinter stecken. Solche Belege solltet Ihr gleich mit einer kleinen Notiz (z.B. Post-it) versehen, die erklärt um welchen Geschäftsvorgang es sich handelt.
Wenn Ihr zum Beispiel einen neuen Laptop für Euer Büro kauft und auf der Rechnung steht “Samsung HPL 534N” ( frei erfunden ), dann freut sich Euer Steuerberater, wenn er nicht erst googeln muss, ob es sich um einen Laptop, eine Kamera oder einen Monitor handelt.
Die Buchhaltung auslagern heißt nicht blind zu vertrauen
Wenn Ihr Euch entscheidet, Eure Buchhaltung nicht mehr selber zu machen, dann solltet Ihr trotzdem zumindest in der Lage sein, einen Kontoauszug zu lesen.
Grundlegende Buchhaltungskenntnisse sind für jeden Selbständigen unverzichtbar.
Wenn Ihr Eure eigenen Zahlen nicht lesen oder interpretieren könnt, dann werdet Ihr immer von Beratung von außen abhängen. Man kann Euch also ein X für ein U vormachen. Das geht nicht!
Ihr müsst als Geschäftsführer jederzeit in der Lage sein, das Heft in die Hand zu nehmen.
Fazit
Ihr werdet Euch nun sicher fragen, für welches 1% der Existenzgründer es besser ist, die Buchhaltung selber zu machen? Wenn Ihr Euch als Buchhalter oder Steuerberater selbständig machen wollt, dann solltet Ihr Eure eigene Buchhaltung natürlich übernehmen.
Ansonsten sehe ich darin keinen Vorteil und würde jedem empfehlen, die Buchhaltung auszulagern.
Was sind Eure Erfahrungen? Macht Ihr Eure Buchhaltung selber oder nicht?
